치과 관리 실전 시스템 ③

치과의사신문 + 덴탈위키 공동기획 「치과경영 A to Z」 치과관리 MBA ⑤ 치과 관리 실전 시스템 · 재료, 장비 통합 관리시스템

치과 경영에서 지출은 인건비같은 고정 지출과 기공료, 재료 장비처럼 변동 지출이 있다.

변동 지출은 치과에서 직원들과 함께 관리해야 하는 부분으로, 효율적이고 체계적인 통합 시스템을 갖춰 공유를 할 수 있도록 지출 관리시스템을 제공하는 것이 중요하다.

이번 편에서는 변동 지출 중 재료 정리 및 재고 파악, 장비 관리 통합 시스템 구축의 목적과 필요성에 대해 알아보고 구체적인 실행 방안을 알아보자.

재료 통합 관리시스템

목적

1. 선입·선출로 불필요한 재료 손실 최소화

2. 적재적소의 보관으로 진료 동선 단축

3. 재고 파악의 효율성 증대

4. 재료 정리를 통한 진료실 환경, 감염관리

5. 데이터 구축으로 업무 공유

6. 변동 지출에 대한 예산 설정

실행 방안

1. 재료 현황

치과에서 사용하는 재료를 확인하고 불필요한 재료 및 유통기한이 임박하거나 지난 재료를 골라내 처리 방법을 상의하여 먼저 소진하거나 처리할 수 있게 한다. 유통기한 및 입고 일자를 확인하여 선입선출 기준으로 구분 및 정리한다.

2. 재료 보관 매뉴얼

치과 재료는 사용 빈도 및 용도별로 구분하여 적재한다. 직원의 진료 동선을 줄이고 쉽고 편리하게 사용할 수 있도록 정리하는 것이 가장 효율적이다. 단 현재 사용하는 재료만 두고 나머지 재료는 보관할 수 있는 별도의 구역을 지정하여 한 곳에 보관한다.

재료를 적재하는 방법은 뒤에서부터 앞으로, 왼쪽에서 오른쪽으로, 멸균과 감염 기준, 자주 사용하는 모바일은 1일 사용량만 적재할 수 있게 기준을 정한 후, 선입선출이 이뤄지도록 정리, 보관하여 재료의 낭비와 지출을 줄인다.

재료 정리가 마무리되면 재료 보관 매뉴얼을 만들어 전 직원이 표준화된 방식으로 정리하고 보관 및 사용할 수 있도록 공유하고 신입직원 교육용으로 활용한다.

3. 거래처 명부 작성

사용하는 재료의 구매 절차를 알기 위해 거래처 명부를 작성한다. 구매가 가능한 재료를 파악할 수 있도록 거래처별로 정리하고, 담당자 연락처 및 주문 방법, 병원에 유입되는데 소요 되는 시간 등을 기재하여 누구나 재료 주문이 가능할 수 있게 한다.

4. 재고 파악

사용하는 재료를 지정된 장소에 보관하고 용도별로 정리한다. 관리 서식을 통해 현재 수량과 적정 보유량, 사용량 및 주문량을 파악할 수 있게 하여 재고 파악을 효율적으로 운영할 수 있게 한다.

재료별 적정 보유량은 잔량이 얼마나 있을 때 주문을 넣어야 할지를 정하는 것이므로 직원들과 함께 정한다.

5. 재료 주문 방법 및 신청서 작성

재료는 일정한 주기로 구매하는 것으로 해 수시로 하는 업무를 정기적 업무로 전환하여 업무 효율을 높인다. 재료 사용 시 출고 명부를 작성하여 담당자가 현재 재고량을 쉽게 파악할 수 있게 한다. 또한 재료를 주문할 때는 신청서를 작성하여 입고되는 재료와 일치하는지 확인할 수 있게 만든다.

기계(장비)통합 관리시스템

목적

1. 기계(장비)의 현황 및 실태 파악 가능

2. 고장으로 인한 경영적 손실 최소화

3. 안전관리 대처 요령으로 진료 회복의 탄력성 최대화

4. 문제 발생 경우 효율적 관리

5. 장비 교체 시기 결정

실행 방안

1. 기계(장비) 현황표 작성

접점별(장소별) 사용하는 주요 기계, 장비의 제품명(모델명), 제조사 및 제조 일자, 구매 일자, 구매 당시 가격, 담당자 연락처, 보증 기간 등을 구성요소로 하는 서식을 만들어 기재한다. 이에 따라 장비의 구매 경로 및 종류를 알고, 문제가 발생할 경우 신속하게 해결될 수 있도록 한다.

2. A/S 신청 및 점검표 작성

치과에서 기계(장비)의 이상이 있을 시, A/S 신청 내용 또한 표로 작성하여 고장 일자, 이상 증상 및 내용을 기재함으로써 담당자가 부재중일 경우에도 거래처에서 방문하여 문제 해결을 할 수 있도록 한다.

3. 기계(장비) 안전관리 대처 요령

각 제조사 지침에 따라 문제 발생이 되지 않게 관리 유지하는 요령과 문제 발생 경우 즉시 해결하는 요령 등을 주 요 장비 위주로 정리하여 공유하고 교육한다.

기계(장비)는 정기적인 관리업체를 선정하여 점검하며, 관리 체크리스트를 작성해 경영적 손실을 줄일 수 있게 하는 것도 방법이다.

4. 주요 장비 관리대장 작성

각각의 주요 기계(장비)의 A/S 내용을 기재한 점검표를 기초로 작성하여 지속적인 문제 발생 이력을 확인할 수 있도록 하고, 장비의 노후 상태를 신속히 확인해 장비 교체할 시기를 결정한다.

치과의 변동 지출 관리는 직원이 주체가 되어 자발적으로 참여하도록 유도하는 것이 중요하다. 누가 관리해도 안정적이고 예측이 가능한 시스템을 갖추고 있어야 한다.

치과의 매출이 상승하면 병원의 지출도 함께 상승하게 돼 부담감을 가질 수 있다. 지출 관리시스템을 활용하면 지출 내용을 객관적으로 들여다볼 수 있으므로 효율적인 운영을 할 수 있다.

또한 직원은 통합 관리시스템으로 인하여 업무의 효율성을 높여 양질의 진료와 의료서비스를 제공함에 따라 환자의 만족도가 높아져 결과적으로 병원에서는 긍정적인 효과를 거둘 수 있다.