노션, 치과 스몰비즈니스 업무혁신의 출발점

치과의사신문 + 덴탈위키 공동기획 「노션 기반 치과 경영관리 시스템 구축」 ①

구글에 노션을 검색하면 가장 많이 나오는 이미지가 ‘All In One Workspace’란 문구다.

노션의 마케팅 슬로건인 ‘All In One Workspace’를 분석해 보면 노션이란 도구의 정체성과 혁신성이 드러난다.

• All :
  
  

인터넷과 PC에 존재하는 모든 유형의 자료(문서/시트/이미지/영상/음원…)

• In : 외부에서 내부로 자료 이동
• OneWorkspace : 분산자료가 하나로 통합된 작업공간

현재 노션 글로벌 사용자 수는 미국이 1위, 한국이 2위이다. 단위 인구당 사용자 수는 한국이 압도적으로 1등이다. “내 주변에는 노션 사용하는 사람 없던데요?” 이리 반문하는 사람들을 가끔 만난다. 이는 자신의 업무 환경이 기술혁신의 진원지에서 그만큼 멀리 떨어져 있다는 사실조차 인지하지 못하고 뱉는 말이다.

노션이 단순히 우후죽순으로 쏟아지고 있는 수많은 업무 도구 중의 하나에 불과하다면 필자는 지금 이 기고문을 쓰지 않을 것이다.

“노션은 단순한 업무 도구가 아니라 하나의 세계관이다.”

인간 사회의 정보 관리 환경은 노션 이전과 노션 이후로 나뉜다. 노션이 정보 관리 혁신의 변곡점이다.

노션 이전: 폴더 기반 파일 분산 구조

노션 이후: 데이터베이스 기반 파일통합 구조

지금 자신의 PC나 구글 드라이브 자료관리 방식을 확인해 보라. 수많은 형식의 파일들이 계층화된 폴더에 저장되어 있을 것이다.

파일의 개수와 유형이 많아질수록 폴더 계층이 세분화되고 폴더 개수가 많아진다. ‘폴더 기반 파일 분산 구조’가 노션 등장 이전, 자료관리의 주류적 세계관이다. 파일이 수가 적으면 계층구조는 대분류-소분류 2단계로 충분하다. 파일이 많으면 대분류-중분류-소분류-세분류 4단계로도 충분하지 않을 수 있다. 계층화된 폴더 이름은 열람하고자 하는 파일을 찾아가는 경로다. 폴더 이름과 폴더 계층을 경로 삼아 들어가서 최종 폴더에서 물리적 실체인 파일을 접속하여 열람한다.

노션 등장 이전에 이런 자료관리 방식은 아무런 문제가 없었다.

노션은 ‘폴더 기반 파일 분산 구조’의 한계를 극복하기 위한 새로운 자료관리 방식을 제안한다. 노션의 고안을 ‘데이터베이스 기반 파일통합 구조’라고 부르겠다.

폴더 기반 파일 분산 구조의 한계

1. 파일이 폴더로 분산돼 접속과 열람에 물리적 시간이 걸린다.

2. 파일에 태그값이 없어 파일을 필터링하는 데 어려움이 생긴다.

폴더 기반 파일 분산 구조의 해법

3. 통합 테이블에 모든 파일을 파일 형식에 따라 각각의 속성 열에 집어넣는다.

4. 대-중-소 계층화된 폴더명을 각각의 태그 속성으로 만든다.

5. 대-중-소 태그 속성을 필터링하여 분산 파일을 효과적으로 제어한다.

노션은 너무 많은 기능이 있고 수시로 업데이트되어 노션의 ‘고수’라도 기능을 전부 알 수도, 사용할 수도 없다. 단순한 업무 협업 도구로서의 노션이 아닌 통합 정보 관리 시스템으로 치과 현장에 도입하려면 노션을 위에 기술된 관점으로 접근해야 한다.

주변에 보면 노션을 단순 메모 도구로 사용하면서 노션을 잘 사용하고 있다고 생각하는 분들이 은근히 많다. 기존에 노트 앱을 사용하다 노션으로 갈아탄 경우, 특히 그런 경향을 보인다. 물론 노션은 그 자체로 훌륭한 메모 도구이지만 메모가 노션을 다른 도구들과 궁극적으로 차별화시키는 핵심 기능은 아니다.

기존 폴더 기반 파일 분산 구조는 필연적으로 자료가 분산될 수밖에 없으며, 말단 폴더에 물리적으로 분산된 파일은 정보 저장 용도로 적합할지는 몰라도 다양한 필터링 조건을 적용해 즉각적으로 호출하고 재구성하는 용도로 기능할 수는 없다.

노션의 데이터베이스는 스프레드시트가 말하는 데이터가 기록된 테이블이 아니다. 폴더에 분산된 다양한 유형의 파일을 담아내는 2차원 테이블이다.

노션은 데이터베이스의 한 행을 페이지라 부른다. 데이터베이스의 행 단위 데이터를 식별하는 이름 열에는 페이지콘텐츠로 이동할 수 있는 버튼이 있으며, 이 버튼을 누르면 행 단위로 제공되는 노션 바탕화면을 만날 수 있다. 노션이 제공하는 모든 메뉴는 행 단위 페이지콘텐츠에서도 동일하게 제공된다. 노션 데이터베이스는 겉모양은 2차원 테이블이지만 행 단위 페이지콘텐츠라는 차원을 더하면 실제로는 3차원 테이블이다.

노션 사용경험이 없거나 단순 메모 앱으로 사용 중인 사람이라면 지금 이 기고문을 이해하기가 쉽지 않을 것이다. 하지만 앞으로의 연재 글을 보면 점차 이해되리라 기대한다.

“노션이란 무엇인가?” 이 질문에 답할 수 있도록 하나만 기억하자.

노션은 기존의 자료관리 방식인 폴더 기반 분산 파일 구조의 한계를 극복하기 위해 나온 정보 기록/관리/공유/협업 도구다. 데이터베이스라는 하나의 테이블에 모든 유형의 파일을 입력해 여러 태그를 붙여서 여러 필터로 제어하는 시스템이다.

‘디지털 전환’이나 ‘AI 전환’으로 치과의 성과를 개선하고자 할 때 ‘수익-비용=이익’이라는 손익계산서 계정으로 단순화하면 문제가 명료하게 규정된다.

이익이라는 최종성과는 수익과 비용이라는 독립변수의 함수이다. 수익이 오르거나 비용이 내리면 이익은 늘어난다. 치과는 서비스업이라 비용 중 인건비 비중이 압도적으로 높다. 치과 인력은 본연의 업무와 지원 업무로 나뉜다. 본연의 업무는 환자 진료, 지원 업무는 원무 행정과 경영지원이다.

일차적으로 디지털 전환과 AI 전환은 비용 혁신 즉 원무 행정과 경영지원 인력 감축을 통한 이익의 지속적이며 구조적인 개선을 표적으로 삼는다. 노션 도입은 치과 같은 스몰 비즈니스 업무혁신의 출발점이 될 것이다.