덴탈아리랑 「덴탈MBA」 미동의율의 상담에서 100% 상담 전략 24
많은 치과들이 디지털 전환(Digital Transformation)을 외치며 다양한 IT 도구를 도입하고 있다. 업무 연락은 카카오톡으로 하고, 자료는 구글 드라이브나 사내 공유 폴더에 저장하며, 공지사항은 네이버 카페나 밴드에 올리는 식이다.
언뜻 보면 각 분야에 특화된 스마트한 도구들을 영리하게 골라 쓰는 것처럼 보인다. 하지만 리더와 중간 관리자, 그리고 실무자들의 일상을 들여다보면 실상은 전혀 다르다. “그때 카톡으로 보내주신 파일이 만료되었는데 다시 줄 수 있나요?”, “지난달 회의록이 카페에 있나요, 구글에 있나요?”, “이 업무 지금 어디까지 진행됐죠?”와 같은 비효율적인 질문들이 매일같이 반복된다.
우리는 왜 스마트한 도구들을 쓰고도 여전히 ‘비효율의 덫’에 갇혀 있는 것일까?
도구가 분산되어 있을 때 조직이 치러야 하는 대가는 생각보다 가혹하다.
첫째, 개인용 SNS를 업무에 혼용하면서 직원들은 퇴근 후에도 사생활이 보장되지 않는 환경은 조직에 대한 몰입도를 떨어뜨리는 주된 요인이 된다.
둘째, 메신저로 주고받은 중요한 맥락과 피드백은 시간이 지나면 파일 만료와 함께 사라진다. 담당자가 부재하거나 퇴사할 경우, 업무 히스토리를 회사의 핵심 자산이 되어야 할 데이터가 개인 PC와 계정 속에서 흩어져 사라지는 것이다.
셋째, 업무의 진행 상황이 실시간으로 시각화되지 않다 보니, 관리자는 진행 상황을 파악하기 위해 끊임없이 구두로 보고를 요청해야 한다. 이는 실무자에게는 간섭으로, 관리자에게는 시간 낭비로 다가온다.
이러한 문제를 해결하기 위해 등장한 것이 바로 ‘워크플랫폼(Work Platform)’이다. 카카오워크, 플로우, 하이웍스 네이버 웍스, Teams 구글 워크스페이스. 노션 등으로 대변되는 워크플랫폼은 단순히 메신저와 저장소를 한군데 묶어 놓은 기술적 결합이 아니다. 조직의 일하는 방식을 ‘사람 중심(구두 전달)’에서 ‘시스템 중심(디지털)’으로 대 전환하는 기반이므로 치과의 사용 용도와 목적에 맞게 구축한다.
잘 구축된 워크플랫폼은 조직의 하드웨어(시스템)와 소프트웨어(프로세스), 그리고 휴먼 웨어(인적 역량)를 하나로 연결하며 다음과 같은 명확한 가치를 제공한다. 워크플랫폼 내에서는 모든 대화, 문서, 결재 이력이 단 하나의 키워드 검색으로 통제된다.
프로젝트 관리 기능을 통해 누가, 어떤 업무를, 언제까지, 어떤 상태(대기/진행/완료)로 처리하고 있는지 전 직원이 직관적으로 공유한다. 불필요한 구두 보고와 회의가 획기적으로 줄어들며, 중간 관리자는 감시가 아닌 ‘정확한 피드백과 지원’이라는 본연의 리더십에 집중할 수 있다.
시스템이 갖춰진 조직은 사람이 바뀌어도 흔들리지 않는다. 신입 직원이 합류했을 때, 과거의 업무 히스토리와 축적된 파일, 교육 자료가 플랫폼 한곳에 정돈되어 있다면 업무 숙련 기간을 수 주 이상 단축할 수 있다.
워크플랫폼을 도입한다는 것은 단순히 새로운 IT 프로그램을 유행처럼 도입하는 것이 아니다. 우리 조직의 소중한 지식 자산을 안전하게 보호하고, 구성원들이 본질적인 업무에만 몰입할 수 있도록 ‘투명하고 안전한 디지털 영토’ 구축하는 경영적 결단이다.
흩어지고 파편화된 도구들의 덫에서 벗어나 시스템으로 움직이는 단단한 조직을 만들고 싶다면, 지금 우리 조직의 일하는 공간을 재점검해야 할 때다.
덴탈아리랑 '덴탈MBA'에 연재된 글입니다. 원문 보기